Поради менеджеру

Не скаржтеся на нехватку часу!

У вашій добі стільки ж годин, як і у Ейнштейна, Гейтса та Сороса. ©

В останні роки дуже модним стає термін “тайм-менеджмент”. В інтернеті все частіше з’являються статті на кшталт “27 порад по управлінню часом”, “8 фішок тайм-менеджменту” або “Як встигнути все? 19 порад для вашої персональної продуктивності”, на підприємства все частіше запрошують коучів для проведення тренінгів по тайм-менеджменту, а девелопери розробляють все більше додатків на смартфони по підвищенню нашої з вами продуктивності. Така сучасна тенденція – людям не вистачає часу для усього запланованого ні на роботі, ні в особистому житті. Що ж наблизить вас до вчасного та ефективного виконання поставлених цілей? Про це і йтиме мова.

Забивши у Гуглі запит “time management tips”, Ви просто потонете у морі порад, фішок, інструментів, інфографік і т. п. Мотивує Принцип Парето 80/20, трохи розставляє все в голові на свої місця Матриця Ейзенхауера, вчить правильно формулювати цілі правило SMART. Проте, як у особистому, так і в корпоративному управлінні часом важливим є елемент щоденного планування. Для цього дуже зручним та простим є наступного вигляду інструмент, виконаний у  MS Excel.

Сенс у тому, що кожного ранку на початку Вашого 8-годинного робочого дня Ви робите порядок в своїй голові та визначаєте план на день, який оформлюєте у вищенаведеній таблиці таким чином:

1. Записуєте дату.

2. Формулюєте список своїх завдання на день. Максимально стисло та конкретно, адже Ви пишете не інструкцію для когось, а стислий план дій, який Ви розумієте, навіть якщо у ньому записано кілька слів. Бажано, щоб це були дієслова доконаного виду (“зробити”, “підготувати”, “написати” замість “робити”, “готувати” та “писати”). Тоді ви зможете оцінити свій статус виконання. Проте, якщо годину Вашого робочого часу займе нарада, де Ви маєте бути присутні, достатньо буде вказати, наприклад, “Нарада з відділом маркетингу”. Крім того, важливо, щоб саме складання такого плану не займало більше часу, ніж виконання одного із Ваших поставлених завдань, щоб цей інструмент сам не перетворився на поглинача часу.

3. Напроти кожного завдання прописуєте запланований на його виконання час. Вважається, що ефективним буде планування 60-80% робочого часу, тому що решту 20-40% часу потрібно відвести на незаплановані завдання – термінове завдання від керівника, телефонні дзвінки та електронна пошта, які теж вимагають Вашого часу, нарада, яка затягується тощо. Якщо ж запланувати 100% свого робочого часу, то результат очевидний: або статус Ваших завдань “Невиконано” і вони переносяться на наступний день, або ж гарантований overtime. У цьому ж стовпці знизу підводите підсумок запланованих затрат часу як у годинах, так і у відсотках (запланований час ділите на тривалість робочого дня, яка зазвичай складає 8 год.).

Наприкінці робочого дня Ви підводите підсумки виконання завдань:

1. Проставляєте фактично затрачений час на виконання кожного завдання. Якщо є відхилення від запланованого – аналізуєте позитивне чи негативне це відхилення. Якщо позитивне (тобто Ви витратили менше часу, ніж запланували), то враховуєте це при плануванні аналогічних завдань у майбутньому. Якщо відхилення негативне (Ви витратили більше часу, ніж планували), то аналізуєте його причини та прикладаєте зусиль до того, щоб усунути Вашого поглинача часу (наприклад, незаплановані відвідувачі, недостатній об’єм інформації, затяжні наради тощо). У цьому ж стовпці знизу ведете облік фактично затраченого часу, що у порівнянні з запланованим часом показуватиме вашу ефективність використання робочого часу та вміння планувати.

2. Вказуєте статус виконання завдання. Якщо все успішно виконано, достатньо поставити “+”, “пташечку” чи “равлика” – головне, щоб Вам було зрозуміло. Якщо завдання виконано неповністю чи неправильно, Ви так і зазначаєте – “неправильно”, “переробити”, “допрацювати” тощо та виділяєте яскравим кольором, що приверне Вашу увагу завтра зранку, коли Ви перенесете це завдання на наступний день.

Цей самий інструмент планування  легко застосовувати й для щоденних побутових справ, тобто для особистого або персонального управління часом.

У персональному тайм-менеджменті усе аналогічно, проте як такої тривалості “робочого дня” у Вас немає, ви визначаєте у своїй добі самостійно “час для справ” за логікою: 24 години – час сну – час на щоденні потреби (ванна, приготування їжі тощо). Від цього часу й відштовхуєтеся при плануванні завдань на день для того, щоб максимально ефективно використати його.

Отже, для того щоб “просунутися” у тайм-менеджменті та підвищити свою продуктивність, достатньо кожен день починати із такого письмового плану із завданнями та відведеним на них часом і завершувати підведенням підсумків. Із власного досвіду – найважчий перший тиждень, далі формування плану – це звичний ритуал початку робочого дня на рівні із чашкою кави. 

І не забувайте слова Григорія Сковороди: “З усіх утрат втрата часу найтяжча”. Не дозволяйте часу управляти Вами, навчіться Ви управляти ним! Вдалого Вам планування! 

Cyberbrains – експериментальний інтернет-проект, присвячений економіці у різних її проявах. Матеріали Cyberbrains є інтелектуальною власністю колективу авторів. Будь-яке копіювання матеріалів можливе лише за умови активного посилання на сайт.